Свято 16 вересня - день секретаря в россии

Давно в минулому той час, коли головним достоїнством секретаря повинна була бути приємна зовнішність, та ще вміння хоч якось друкувати на машинці і варити каву. Сьогоднішній день піднімає планку і секретар в будь-якій компанії - це практично друга людина після керівника. Обов`язок керівника - це організація злагодженої і ефективної діяльності всієї компанії. У той час як завдання секретаря - створення для керівника максимально сприятливих умов, які сприятимуть його діяльності.

І ніякі економічні труднощі не зможуть змусити підприємство або організацію обійтися без секретаря, тому що в цьому випадку і документообіг, і робота всієї організації будуть просто паралізовані.

Історія святкування Дня секретаря в Росії

У західних країнах День секретаря - це свято для всіх офісних працівників, який відзначається в квітні. Міжнародний день секретаря, який повністю називається Днем професійних адміністративних працівників, народився в Америці в 1952 році. За традицією щорічно на Заході це професійне свято проводиться в Тиждень професійних адміністративних працівників і відзначається в середу в останню повну тиждень квітня.

У Росії офіційно такого професійного свята, як День секретаря немає. Але фактично ця професія народилася в нашій країні в лютому 1720, коли Петро I ввів нову посаду, яку, що цікаво, могли займати тільки чоловіки дворяни. Уже пізніше в XIX столітті в секретарі стали приймати різночинців. У 1880-х роках, коли була винайдена друкарська машинка і професія секретаря почала ставати все більш жіночим заняттям. А на час закінчення Першої світової війни чоловіків-секретарів вже практично не залишилося.

У коло обов`язків секретарів того часу входила реєстрація чолобитних і передача кореспонденції начальству, що і до цього дня входить в обов`язки людей даної професії. Втім, за всіх часів людям є помічниками керівників потрібно було володіти організаторськими здібностями, відмінну пам`ять, бути комунікабельними, терплячими, організованими і уважними.

Важливість праці секретаря визнана усіма, і керівниками і самими працівниками, яким іноді частіше доводиться спілкуватися з секретарем, ніж з начальником. Секретар вже давно перестав бути просто обслуговуючим персоналом, а став відповідальним адміністративним працівником. Завдяки праці цих людей організовується робота офісних співробітників. Вони, вирішуючи безліч різноманітних організаційних питань, сприяють безперебійному виробництва або роботі компанії.

Тому, незважаючи на те, що офіційно свято не заснований, в 2005 році з ініціативи великої групи секретарів з багатьох великих міст Росії було запропоновано заснувати професійне свято секретаря і відзначати його щорічно кожної третьої п`ятниці вересня.

Секретар-референт

Секретарем-референтом називають офісного працівника з великим і різноманітним колом обов`язків, в які входить і прийом телефонних дзвінків (завдання рецепшионист) і допомогу керівнику (завдання особистого секретаря). Сучасний секретар-референт повинен вміти без зусиль працювати на персональному комп`ютері, знати іноземні мови, бути акуратним, пунктуальним, комунікабельним і володіти культурою спілкування.

Саме поняття «секретар» має коріння в латинському слові «секрет». А в Стародавньому Римі секретарі - це були довірені особи і, також як і в нашій країні, спочатку тільки чоловіки. При над царями особах в руках секретаря часом була зосереджена значна влада, що було провісником появи посади генерального секретаря і державного секретаря (статс-секретаря).

Сучасний секретар допомагає керівнику вирішувати безліч найрізноманітніших проблем, до яких також відноситься і пошук інформації. Щодня секретарю доводиться перевертати гори паперової документації і переглядати десятки електронних документів. Але при всій своїй завантаженості, секретар повинен проявляти і елементарну турботу про керівника, пропонуючи йому, наприклад, випити кави або чаю.

Які завдання стоять перед секретарем

Секретар повинен:

• Вести документообіг організації. Тобто оформляти, готувати, розсилати, систематизувати, отримувати і зберігати акти, розпорядження, накази, рішення, листи, протоколи, інструкції та інші види документів. При цьому кожен з цих документів повинен бути оформлений відповідним чином.
• Архівувати документи. Завданням секретаря в цьому випадку є вміння професійно проаналізувати важливість кожного документа, і в залежності від ступеня важливості, визначити час обов`язкового зберігання документа в архіві.
• Планувати і готувати прийом відвідувачів. Професійний секретар повинен вміти так спланувати прийом керівником відвідувачів, щоб одноразово в приймальні не виявилося занадто багато людей. А в ідеалі, кожен відвідувач повинен бути запрошений в певний час, щоб людям не доводилося чекати і турбуватися.
• Допомагати керівникові планувати свій робочий графік, як на кожен день, так і в перспективі. Ця здатність секретаря багато в чому залежить від того, наскільки якісним було його навчання. Висококваліфікований секретар зуміє максимально ефективно організувати робочий графік начальника.
• Брати участь в підготовці зустрічей і переговорів. Дуже часто від обстановки доброзичливості і схильності залежить успіх переговорів, а створити таку обстановку повинен саме секретар.

Список щоденних обов`язків секретаря:

• прийом телефонних дзвінків;
• робота з документами;
• підготовка прийому відвідувачів;
• планування робочого дня керівника (в тому числі і замовлення авіаквитків і готелів);
• підготовка ділових переговорів;
• замовлення канцелярських товарів та інших речей, необхідних для ефективної роботи офісу.

До очевидних мінусів цієї професії можна віднести те, що діяльність секретаря пов`язана з регулярними переробками і зайнятістю за межами робочого часу. Відбувається так тому, що секретарі, також, наприклад, як і особисті водії, прив`язані до робочого режиму свого керівника і повинні бути завжди в стані готовності.

Дрес-код секретаря

Є один секрет для тих, кого цікавлять перспективи кар`єрного зростання: на роботу потрібно завжди одягайтеся так, як на співбесіду, тобто не зухвало, досить строго, але в той час і елегантно.

Цікаво, що найпоширенішим атрибутом зовнішності секретаря-жінки вважається блузка з комірцем, який переходить в бант або шарфик. І це не суперечить правилам дресс-коду секретаря.

Правильний одяг для секретаря - це одяг, підібрана в діловому стилі. А наскільки суворим буде цей діловий стиль, залежить від діяльності компанії. Але в будь-якому випадку, імідж секретаря-жінки хоч і повинен бути жіночним, але повинен залишатися в межах ділового стилю, і виключати сексуальність, так як в офісі людям потрібно працювати.

У діловий імідж секретаря входить не тільки офіційний стиль одягу, але і непомітний макіяж, а також досить сувора зачіска. Цікаво, що з точки зору психологів, ніж більш постійна ваша зачіска, тим більше поваги і довіри відчуває до вас колектив.

Головне в дрес-коді секретаря - це знайти ну золоту середину, коли одяг не буде занадто облягає, і в той же час не буде виглядати мішкувато. Тобто все добре в міру.

У 2016 році День секретаря випадає на 16 вересня.

Романчукевич Тетяна